AppSheetでメールを送りたい人は多いでしょう。今回は、AppSheetでボタンを押して指定メールアドレスにメール送信する方法の記事を書きます。これで業務の効率化をすることができます。
AppSheetでのメール本文の設定
AppSheetアプリを作っていて、何か変化があった時にメールを送ってくれると非常に便利です。そのための手順を紹介したいと思います。
①AppSheetの作成画面で左の「Automation」を選びます。
②そして次に、上部のタブから「Tasks」を選びます。
③「New Task」を選びます。
④初期表示でTask categoryが「Send an email」とメール送信が選ばれているので、Email Typeで「Custom template」を選びます。
選んだあとで画面をスクロールさせると、下記のようなフォームが表示されます。
To：メールの宛先
Email Sublect：メールのタイトル
Email Body：メールの本文
⑤という感じですが、いったんはこのままで。（保存的な操作をしなくても保存されます）
AppSheetのメール送信イベントを設定する
上記のステップでメールを送る内容は決まりました。
①画面上部の「Events」を選びます。
②そして表示される「New Event」を選びます。
そして、Ebent Typeに「Data Change」と「Schedule」がある。Scheduleの方はDeployが必要で、Deployには有料プランの加入が必要なので、今回は「Data Change」を選びます。初期から選ばれてますが。
さらにその下に「All changes」や「Adds only」などの条件があります。Event Typeにボタンが押された時がないので、これが困りポイント。
③AppSheetを作ったスプレッッドシートを開いて、「ボタン押下」のような列を一番右の列に追加します。（追加位置は自由ですが、分かりやすいので）
追加したら、またAppSheetに戻ります。
④左側のメニューから「Data」を選びます。
⑤続いて、タブメニューから「Columns」を選びます。
⑥するとテーブルが表示されていると思いますので、テーブルを選びます。
⑦開くと項目一覧が出てくるので、右上の「Regenerate Structure」を選びます。
⑧確認画面が表示されるので「Regenerate」を選びます。
これが何をやったかというと、先ほどスプレッドシートで追加した項目をテーブルに追加しているのです。そして、テーブルの項目を確認してみると下記のように追加されています。
⑨そして、追加した項目のTYPEを「Number」に設定しておきます。
この操作をすると下記のように警告マーク出るのですが、気にしないでOKです。
ボタン操作とデータ更新が連動する仕組みを作る
たかだかボタンでメールを送るだけなのに、ステップは多いです。
①テープル更新が終わったら再び「Automation」メニューの「Events」タブに戻ります。
②Eventタブで「Conditon」の項目を選びます。
③詳細設定ウィンドウが表示されるので、枠に下記の式を入れて「Save」を押します。
するとConditionの項目が、下記のような記載になります。
④次に「Bots」タブを選びます。
⑤表示された画面で「New Bot」を選びます。
⑥新しいBotが表示されるので、一番下の「Create a custom bot」を選びます。
⑦Botが作成されるので「Configure event」を選びます。
⑧選択すると下記のような表示が出ますので「New Event」を選びます。これが先ほどEventタブで追加したイベントです。
⑨次がその下の「Add a step」です。
⑩これは一番下の「Create a custom step」を選びます。
⑪すると、下記のような表示になりますので、「New Step」をクリックします。
⑫すると下記のような表示になるので「▼」を押します。
⑬選択肢の中から「New Task」を選びます。これがTasksタブで作ったタスクです。
AppSheetのボタン操作とメール送信を連動させる
ここままでで、データ更新があった場合メールを送るという内容までは作れました。しかし、ボタン操作には連動していません。そのため、先ほど追加した「ボタン押下」というデータの変化をボタン操作と連動させる必要があります。
①左側のメニューから「Behavior」を選びます。
②Actionsのタブが選ばれていますので、「New Action」を選びます。
③表示されるウィンドウで「Create a new action」のボタンを押します。
New Actionが追加されます。
④Set these columnsの項目から「ボタン押下」を選びます。
⑤ここで、右上の「Save」を押します。（次のステップでボタン押下の形式をNumberに変更した情報が保存さえれていないとエラーになるため）
⑥右側の「＝」の書かれた枠を押します。
⑦Expressioon Assistantのウィンドウが表示されるので、下記の数式を入れて右下の「Save」ボタンを押します。（これが何かというとボタンを押すたびに１を加算して、その変化に先ほど作成したBotが反応してメールが送られます。）
⑧再び右上の「Save」を押します。
では、さっそくテストしてみます。
右側のテストウィンドウで、いずれかの項目を選んで・・・
表示されたウィンドウの「NEW ACTION」ボタンを押します。
自分のGoogleメールアドレス宛にメールが送信されます。（メール設定でToに他のメールアドレスも登録できるのですが、有料プランに入らないとそのメールアドレスにはメールが送られません。）
まとめ
今回は、AppSheetでボタンを押して指定メールアドレスにメール送信する方法についての記事を書きました。ポイントをまとめると下記の通りとなります。
- ボタンでメールを送るには、まずAutomationでメールを設定
- さらにデータ変更のためにスプレッドシートに項目追加
- 最後にBehaviorでボタンとメール送信を連動させる
AppSheetで業務効率化するにはメール送信がおすすめです。そのため、有料プランに加入しましょう！
AppSheetの有料プランに興味がある人は、下記の記事もチェックしてください。
