AppSheet③ボタンで指定メールアドレスにメール送信

 AppSheetでメールを送りたい人は多いでしょう。今回は、AppSheetでボタンを押して指定メールアドレスにメール送信する方法の記事を書きます。これで業務の効率化をすることができます。

目次

AppSheetでのメール本文の設定

 AppSheetアプリを作っていて、何か変化があった時にメールを送ってくれると非常に便利です。そのための手順を紹介したいと思います。

①AppSheetの作成画面で左の「Automation」を選びます。

②そして次に、上部のタブから「Tasks」を選びます。

「New Task」を選びます。

④初期表示でTask categoryが「Send an email」とメール送信が選ばれているので、Email Typeで「Custom template」を選びます。

選んだあとで画面をスクロールさせると、下記のようなフォームが表示されます。
To:メールの宛先
Email Sublect:メールのタイトル
Email Body:メールの本文

⑤という感じですが、いったんはこのままで。(保存的な操作をしなくても保存されます)

AppSheetのメール送信イベントを設定する

上記のステップでメールを送る内容は決まりました。

①画面上部の「Events」を選びます。

②そして表示される「New Event」を選びます。

AppSheetでここが難しいところになります。

そして、Ebent Typeに「Data Change」と「Schedule」がある。Scheduleの方はDeployが必要で、Deployには有料プランの加入が必要なので、今回は「Data Change」を選びます。初期から選ばれてますが。

さらにその下に「All changes」や「Adds only」などの条件があります。Event Typeにボタンが押された時がないので、これが困りポイント。

やるべきことですが・・・AppSheetではなくデータ保存したスプレッドシートを開く必要があります。

③AppSheetを作ったスプレッッドシートを開いて、「ボタン押下」のような列を一番右の列に追加します。(追加位置は自由ですが、分かりやすいので)

追加したら、またAppSheetに戻ります。

④左側のメニューから「Data」を選びます。

⑤続いて、タブメニューから「Columns」を選びます。

⑥するとテーブルが表示されていると思いますので、テーブルを選びます。

⑦開くと項目一覧が出てくるので、右上の「Regenerate Structure」を選びます。

⑧確認画面が表示されるので「Regenerate」を選びます。

 これが何をやったかというと、先ほどスプレッドシートで追加した項目をテーブルに追加しているのです。そして、テーブルの項目を確認してみると下記のように追加されています。

⑨そして、追加した項目のTYPEを「Number」に設定しておきます。

この操作をすると下記のように警告マーク出るのですが、気にしないでOKです。

ボタン操作とデータ更新が連動する仕組みを作る

 たかだかボタンでメールを送るだけなのに、ステップは多いです。

①テープル更新が終わったら再び「Automation」メニューの「Events」タブに戻ります。

②Eventタブで「Conditon」の項目を選びます。

③詳細設定ウィンドウが表示されるので、枠に下記の式を入れて「Save」を押します。

[_THISROW_BEFORE].[ボタン押下]<>[_THISROW_AFTER].[ボタン押下]

するとConditionの項目が、下記のような記載になります。

④次に「Bots」タブを選びます。

⑤表示された画面で「New Bot」を選びます。

⑥新しいBotが表示されるので、一番下の「Create a custom bot」を選びます。

⑦Botが作成されるので「Configure event」を選びます。

⑧選択すると下記のような表示が出ますので「New Event」を選びます。これが先ほどEventタブで追加したイベントです。

⑨次がその下の「Add a step」です。

⑩これは一番下の「Create a custom step」を選びます。

⑪すると、下記のような表示になりますので、「New Step」をクリックします。

⑫すると下記のような表示になるので「▼」を押します。

⑬選択肢の中から「New Task」を選びます。これがTasksタブで作ったタスクです。

AppSheetのボタン操作とメール送信を連動させる

 ここままでで、データ更新があった場合メールを送るという内容までは作れました。しかし、ボタン操作には連動していません。そのため、先ほど追加した「ボタン押下」というデータの変化をボタン操作と連動させる必要があります。

①左側のメニューから「Behavior」を選びます。

②Actionsのタブが選ばれていますので、「New Action」を選びます。

③表示されるウィンドウで「Create a new action」のボタンを押します。

New Actionが追加されます。

④Set these columnsの項目から「ボタン押下」を選びます。

⑤ここで、右上の「Save」を押します。(次のステップでボタン押下の形式をNumberに変更した情報が保存さえれていないとエラーになるため)

⑥右側の「=」の書かれた枠を押します。

⑦Expressioon Assistantのウィンドウが表示されるので、下記の数式を入れて右下の「Save」ボタンを押します。(これが何かというとボタンを押すたびに1を加算して、その変化に先ほど作成したBotが反応してメールが送られます。)

[ボタン押下] + 1

⑧再び右上の「Save」を押します。

では、さっそくテストしてみます。

右側のテストウィンドウで、いずれかの項目を選んで・・・

表示されたウィンドウの「NEW ACTION」ボタンを押します。

自分のGoogleメールアドレス宛にメールが送信されます。(メール設定でToに他のメールアドレスも登録できるのですが、有料プランに入らないとそのメールアドレスにはメールが送られません。)

著:掌田 津耶乃
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まとめ

 今回は、AppSheetでボタンを押して指定メールアドレスにメール送信する方法についての記事を書きました。ポイントをまとめると下記の通りとなります。

  1. ボタンでメールを送るには、まずAutomationでメールを設定
  2. さらにデータ変更のためにスプレッドシートに項目追加
  3. 最後にBehaviorでボタンとメール送信を連動させる

 AppSheetで業務効率化するにはメール送信がおすすめです。そのため、有料プランに加入しましょう!

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