ノーコードで簡単！Notionで在庫管理システムをゼロから構築する方法
「在庫管理を効率化したいけど、専用ソフトは高いし複雑そう…」
そんな方にこそおすすめなのが、Notionを活用した在庫管理システムです✨
この記事では、テンプレ不要で自社仕様に最適化できる構築手順を徹底解説！
初心者でも迷わず作れる5ステップで、ノーコードながら本格的な管理が実現します。
◉ 在庫マスターDBと入出庫ログDBの作成方法を詳しく解説📦
◉ ロールアップと関数を活用した在庫数の自動計算ができる📊
◉ ビューの使い分けで情報整理がスムーズ＆発注ミスも防止💡
◉ テンプレートボタンやQRコード活用で現場の操作も簡単に📱
◉ スマホ対応・チーム共有・CSVエクスポートなど実用性も抜群✨
✅ Notionで在庫管理をするメリットとは？
Notionは「オールインワンの情報管理ツール」として知られていますが、実は在庫管理にも非常に相性の良いプラットフォームです。
複雑な専用ソフトを導入しなくても、Notionだけで柔軟かつ実用的な在庫管理システムを構築できます。
以下のポイントで、特に中小企業や個人事業主にとっては大きなメリットがあります👇
◉ 無料プランからスタート可能で、初期コストを抑えられる💰
◉ 業務内容に合わせて自由にカスタマイズできる構造設計⚙
◉ 在庫情報の可視化や社内共有がスムーズにできる👀
◉ 入出庫ログと連携すれば、在庫数を自動で算出できる📦
🛠 ステップ①：在庫マスターデータベースを作成しよう
最初のステップは、在庫アイテムを一元管理するための「在庫マスターデータベース」を作成することです。
🔧 基本プロパティの設定例
以下の表は、在庫管理においてよく使われる推奨プロパティとその用途をまとめたものです。
| 項目名 | プロパティタイプ | 用途 |
|---|---|---|
| 品名（タイトル） | Title | 在庫の名前（この項目がページ名になります） |
| SKUコード | Text または Number | 識別用コード。バーコードやQRとの連携にも活用可 |
| 単価 | Number（通貨形式） | 仕入単価や販売単価。評価額の計算にも使用 |
| 保管場所 | Select | 倉庫や棚の場所を指定。視覚的に分類できます |
| ステータス | Select | 在庫あり / 発注中 / 欠品など状況を把握 |
| 発注点 | Number | 発注が必要になる基準数。再発注の目安に便利 |
📌 在庫マスター設計のポイント
◉ Titleプロパティは「品名」に設定しておくと、ビューでの識別がしやすくなります
◉ SKUコードはユニークな値に統一し、商品ごとの管理精度を高めましょう
◉ 発注点を設定しておくことで、自動的に「発注必要品目」が抽出可能になります
◉ Selectプロパティにはラベルカラーを設定すると、ステータスが視覚的に一目瞭然👀
🔁 ステップ②：入出庫ログデータベースを作成しよう
在庫管理の精度を高めるためには、在庫数を直接入力するのではなく、入出庫の履歴から自動計算する方法が最適です。
そのためには「入出庫ログデータベース」を作成し、すべての在庫変動を記録できる仕組みを整えましょう。
🔧 入出庫ログDBに必要なプロパティ一覧
以下のプロパティを設定することで、在庫マスターとの連携と自動計算が可能になります。
| 項目名 | プロパティタイプ | 用途 |
|---|---|---|
| 商品（アイテム） | Relation（→在庫マスターDB） | 入出庫の対象アイテムを紐づける |
| タイプ | Select | 入庫 / 出庫 / 棚卸 などを選択 |
| 数量 | Number | 入出庫された個数を記録 |
| 日付 | Date | 在庫変動があった日付を記録 |
| 備考 | Text | メモ、理由、担当者など自由記述 |
📌 入出庫ログの活用ポイント
◉ すべての在庫変動はこのログに記録することで、正確な在庫数が自動算出される
◉ Relationで在庫マスターとリンクすることで、アイテム単位の履歴参照が可能に
◉ Selectで「棚卸」「移動」なども記録できるようにしておくと、柔軟な対応が可能
◉ フィルターやビューで「最近の入庫だけ」など絞り込み表示ができるのも便利🔍
この入出庫ログがあることで、「なぜ在庫がこの数なのか？」という疑問に答えられる履歴の見える化が実現します📈
🧮 ステップ③：在庫数をロールアップ＆関数で自動計算しよう
入出庫ログの入力だけで、在庫数が自動更新される仕組みを構築するには、在庫マスターに関数やロールアッププロパティを追加する必要があります。
🔧 在庫マスターに追加する3つのプロパティ
以下のプロパティを設定することで、在庫数をリアルタイムに計算できるようになります。
| 項目名 | プロパティタイプ | 用途 |
|---|---|---|
| 入庫数合計 | Rollup（→入出庫ログDB） | 対象商品の入庫ログ合計数を集計 |
| 出庫数合計 | Rollup（→入出庫ログDB） | 対象商品の出庫ログ合計数を集計 |
| 現在庫数 | Formula（関数） | 在庫数を自動計算 |
例：prop("初期在庫") + prop("入庫数合計") - prop("出庫数合計") |
📌 自動計算のポイントとコツ
◉ 在庫数は編集不可にし、計算専用の項目として設計することで運用ミスを防止
◉ 初期在庫数は数値プロパティで固定入力し、関数計算の起点にする
◉ ロールアップでは「フィルター」で入庫・出庫のタイプを限定する必要がある
◉ 関数の検証は、実際のログ入力後に数値が正しく反映されているかチェック🧪
この自動計算システムを導入することで、在庫数のズレや記入漏れに悩まされることがなくなります。
👀 ステップ④：管理しやすいビューを作成しよう
データベースに情報を登録したら、次は「ビュー（表示形式）」を整えるステップです。
Notionのビュー機能を活用することで、目的別に情報を見やすく整理でき、作業効率が一気にアップします🚀
💡 在庫管理におすすめのビュー構成
| ビュー名 | 形式 | 特徴・用途 |
|---|---|---|
| テーブルビュー | Table | 全アイテムを一覧で表示。情報を横断的に確認できる基本ビュー |
| ステータス別ボード | Board（カンバン） | 「在庫あり」「欠品」「発注中」などで分類。進捗管理にも便利 |
| 発注必要ビュー | List または Table（フィルター付） | 「在庫数 ≦ 発注点」の条件で絞り込み、発注漏れを防ぐ |
| 場所別グループ化ビュー | Board または Grouped Table | 倉庫や棚ごとにアイテムを分類し、現場作業の効率化に役立つ |
📌 ビュー活用のポイント
◉ よく使う作業ごとに専用ビューを用意することで、目的の情報にすぐアクセス可能
◉ フィルター機能を活用して「必要なデータだけ」を表示すれば、作業がスピーディに💨
◉ ボードビューは直感的な操作ができるため、チーム全体での共有にも最適
◉ グループ化や並び替えを活用すると、整理整頓されたデータベースが完成✨
🚀 ステップ⑤：操作を簡単にする工夫で現場の負担を軽減
データベースが完成したら、日々の操作をスムーズにする仕組みを整えるのがポイントです。
Notionには入力の手間や確認ミスを減らせる便利機能がそろっており、活用することで在庫管理がよりラクで正確になります💡
💡 作業を効率化する3つの便利テクニック
| 工夫 | 概要 | 活用メリット |
|---|---|---|
| テンプレートボタン | ボタン1つでログ記録ページを作成 | 入出庫記録の作業を標準化＆時短 |
| QRコード連携 | 各アイテムページのURLをQR化し現場に貼付 | スマホで即アクセスできて便利📱 |
| リマインダー通知 | Dateプロパティに通知設定を追加 | 発注時期や賞味期限を逃さず管理⏰ |
📌 現場での使いやすさを重視しよう
◉ テンプレートボタンで操作手順を固定化すれば、誰でもミスなく入力できる
◉ QRコードを活用すれば、在庫棚から即スマホでアクセス可能に📦
◉ リマインダーを活用すると、忘れがちなタスクを自動で知らせてくれるので安心
◉ 簡単な工夫の積み重ねが、継続的な在庫管理のしやすさに直結します
小さな工夫が、大きな業務改善につながる一歩になります😊
🙋♂️ よくある質問（FAQ）
Notionで在庫管理するのは難しくないですか？
テンプレートを使わずゼロから作るメリットは？
バーコードやQRコードと連携できますか？
在庫数の自動更新には何が必要ですか？
スマホでも在庫管理できますか？
データをExcelやCSVにエクスポートできますか？
他のメンバーと在庫管理を共有するには？
Notion APIで在庫管理を自動化できますか？
商品画像を在庫ページに登録できますか？
関数やロールアップの設定が難しい場合はどうしたらいいですか？
🧭 システム化の第一歩は「柔軟なNotion在庫管理」から！
Notionを活用すれば、テンプレートに頼らずゼロから自社仕様の在庫管理システムを構築可能です。
小さな工夫を積み重ねていくことで、業務の効率化・見える化・属人化の防止が一気に進みます📊✨
◉ 「在庫マスター」と「入出庫ログ」を分けた複数DB構成が、正確で再現性のある管理の土台になる
◉ プロパティ設計を丁寧に行うことで、後々の拡張や自動計算にも柔軟に対応できる
◉ ビュー（表示形式）の使い分けとロールアップ計算で、日々の作業を視覚的かつ省力化
◉ QRコード連携やリマインダー機能で、現場対応や期限管理もスマートに⏰
◉ 属人的な管理から脱却し、チームで共有できる仕組みが整うのも大きな強み
在庫管理に悩んでいるなら、まずはNotionでシンプルな構成から始めてみるのがおすすめです。
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