【分かりやすい説明】言いたいことをまとめるためのフレームワーク

 

我が家では妻からの定期的な相談がある。
そして、妻がの説明で何が言いたいのか分からず、説明が下手すぎると指摘することで夫婦げんかになる。
それでも妻は私への相談をし続ける。

説明をしている内容が反転して意味不明すぎるので、分かりやすい説明のためのフレームワーク化を試みる。
これにより、聞くストレスと説明しても理解してもらえないというストレスを軽減。
夫婦間のトラブルを減らす。

基本的な構造は下記の通り。
これを事前にまとめて、書き出しておく

項目 内容 補足
①前提 意見が欲しいのか、聞くだけか 意見を求めていることを明確に
②結論(目的) 1行
(Aという状況で、Bしたいが、判断に問題が無いかアドバイスが欲しい)
結局、何について意見が欲しいのか。
何をしてほしいのか?
③理由 最大3つまで
各1行
(Cだから、Dが嫌)
最初に理由が何個あるか説明する。
理由は優先度順に並べる。
4番目以上は理由は捨てる。
④問題 最大3つまで
各1行
(Eをすることで、Fという状況になってしまう)
最初に問題が何個あるか説明する。
問題は大きい問題から順に並べる。
⑤対策 各1行
(問題の1つ目の問題に対してはGすることで問題を軽減できる)
どの問題に対しての対策かを明確に。
全ての問題に対策の漏れがないこと。
対策は完ぺきではなくて良い。
(完璧な対策があれば悩まないので)
⑥結論(目的) 1行、もう一度同じ内容 目的を忘れないようにもう一度

 

これを上から順にまとめていけばよい。
が、注意点はあります。

まず、全般的に1行で簡潔にまとめる事
そうできないのであれば、それは考えがまとまっていないということ。
とにかく突き詰めて、各内容に対して1行にまとめます。
他の要素も考えるとまとまりきらないので、理由なら理由、問題なら問題と分けて考えます。

そして次に、説明の漏れがないこと
短くまとめつつ、説明の漏れがないという事は非常に難しい。
この時のポイントは「自分が分かっているからと相手が前提として知らないこと」で重要な情報が洩れると説明に質問したいことだらけになって、話が進みません。

この各1行にまとめる時に「5W1H」が役立ちます。一番洩れがちなのはWhyとWhoです。
相談相手が判っているという思い込みでいると相手が混乱します。
その他、WhatやWhenなどが重要な場合もありますので見直しましょう
why:なぜ
When:いつ
Where:どこで
Who:誰が
What:何を
How:どのように

次に、全体を見返したときに「被り」がないことです。
同じ説明が2回出てくると無駄に説明が長くなり、微妙に表現が変わっているとそれも相手に混乱を生みます。
有っても無くてもいいような「形容詞的表現」も削減できるなら削減しましょう。
美しい花が枯れている、花が枯れている・・・と今回の説明で花が美しいかどうかということは関係ないという事であれば説明から「美しい」という部分はなくすべきと言うことです。

漏れなくかぶりなくという事で、俗に[MECE(ミ―シー)]と言われるやつです。
これが理由と対策で同じ内容を言っていたりしないか、チェックして、かぶっている場合は片方を消します。

最後は、ロジック的に破綻していないかの確認です。
これが一番重要です。
恐らく、これが破綻しているから自分で問題を解決できずに相談するのだと思います。

例えば、対策が問題の解決にはなっているものの、理由には合ってないという場合です。
この時に考えられえるのは、対策が悪いんだ!という事なのですが、一方であるのが「理由が正しくない」ということ。
これは理由が間違っているという事ではなく、突き詰めらえていないということです。

今書かれている内容が悩んでいる理由ではなく、その内容の結果起こることが悩んでいる理由だったりします。
そう書換える事で全体として矛盾はなくなることがあります。
例えば、会社を休むと作業が進まなくて困る・・・というのが悩んでいる理由としていたとする、しかし、実は進まないこと自体のが問題ではなく、進まないことにより相談したくない相手に教えを請わなければならない事が嫌だ。
これが悩んでいる理由の本当の姿ということです。
これを見つけ出す簡単な方法は、***が嫌だ。***ができない。など理由をネガティブな表現にすることです。
どうしても、美しく考えてしまうのですが、悩んでいる理由の多くは美しくない理由なので、ネガティブな表現にすることで本当の理由が浮かび上がります。

これができていないと、理由に関して問題の大きい順に書いているにも関わらず、相手にとってはその順番が間違っていると感じてしまい、正しいアドバイスができなくなるのです。

 

さて、今回は相談をするときの説明ないので、これで相手は理解しやすくなるでしょう。
そして、その相談の結果は相手次第。
だから、誰に相談するかが重要です。

一方で、これだけ情報を整理すると自分で解決策も見えてくる。
結論としては、問題はあってある程度の対策もある。
つまり、完璧でないにしてもある程度の対策を取ったうえでやりたいことをやれば良いのです。

注意すべきは対策が全く思いつかない場合。
これに関しては、対策が思いつかず、その問題自体が無視できないほど大きい場合は、やりたいことを諦めるしかないということです。
ただし、この場合に関しては恐らく悩んでいません。
最初からあきらめているので、愚痴こそ言えど、結果は見えているから相談はしないと考えられるからです。

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